קלוד בארגונים: גם העבודה ב־Word וב־Excel מתועדת, אבל כבר לא רואים באיזה קובץ

קודם כל, על מה מדובר. ארגונים גדולים שקונים את קלוד לכל העובדים מקבלים יחד איתו כלי בקרה. הוא לא מיועד לעובדים אלא לאנשי מערכות המידע או למחלקה המשפטית, והוא מאפשר להם לשלוף תיעוד של השימוש: מי עבד עם קלוד, מתי, ומה נכתב. רוב העובדים לא יודעים שהכלי הזה קיים, ולכן כדאי שמי שאחראית על משאבי אנוש תדע.

דוגמה שמסבירה את השינוי השני. דמיינו יומן כניסות בבניין משרדים. עד עכשיו הוא הראה שדנה נכנסה בעשר בבוקר לחדר הישיבות בקומה שלוש. מעכשיו הוא מראה שדנה נכנסה בעשר בבוקר לחדר מספר 4817. כדי לדעת איזה חדר זה, צריך לבקש מפתח נוסף מהאחראי. ואם החדר כבר נהרס, אין דרך לדעת בכלל. וזה חל גם על רישומים מלפני השינוי, כך שדוח שהופק בעבר עם שמות קבצים כבר לא ייצא אותו דבר אם יפיקו אותו שוב.

למה דווקא Word ו־Excel חשובים כאן. כבר כתבנו כאן על אותו כלי ועל גלישה בכרום. הפעם מדובר במקום שבו יושב באמת המידע הרגיש של ארגון: טבלת שכר, רשימת מועמדים, מכתב לעובד.

מה לעשות עם זה, אם הארגון שלכם קנה את התוכנית הזאת. שלוש שאלות למנהל מערכות המידע: האם הכלי הזה מופעל אצלנו, מי רשאי להשתמש בו, ומה נאמר לעובדים על כך שהעבודה שלהם עם קלוד נשמרת. ואם מישהו אצלכם כבר בנה דוח על רשימת הפעילות, שיבדוק שהוא עדיין עובד. החלטה על מי רשאי לשלוף, שאף אחד לא קיבל, תתקבל בסוף על ידי מי שביקש ראשון.