פרטיות עובדים ומועמדים
מנהלת HR שאלה אותנו כמה זמן הארגון שומר קורות חיים של מי שלא התקבל. היא לא ידעה, אף אחד לא ידע, והתשובה האמיתית הייתה שמונה שנים — כי מעולם לא היה רגע שבו מישהו החליט למחוק.
מה תדעו בסוף
תדעו על מה אתם יושבים, מה החוק דורש מכם כמעסיקים מאז אוגוסט 2025, ואיפה בדיוק הסכמה של עובד לא תציל אתכם.
בשיעור על מיון קורות חיים ראינו את צד ההפליה: אילו קריטריונים מותר להפעיל על מועמדת. השיעור הזה עוסק בצד השני של אותו מידע — לא איך שופטים אותו, אלא מה מחזיקים ממנו, כמה זמן, ומי רואה.
שני הצדדים נשענים על אותה ערמת קבצים, ורוב הארגונים טיפלו רק באחד.
העיקרון: הסכמה של עובד היא הבסיס הכי חלש שיש
זו הנקודה שהופכת את כל השיעור, ולכן היא ראשונה.
כשארגון רוצה לעשות משהו עם מידע על עובדים, המהלך האינטואיטיבי הוא להחתים. סעיף בהסכם העבודה, סימון בטופס הקליטה, “אני מאשר/ת”. זה מרגיש כמו סגירה של הנושא.
הבעיה היא שהסכמה נמדדת בשאלה אם אפשר היה לסרב. הרשות להגנת הפרטיות אמרה על כך במפורש שבמצבים של פערי כוחות בין הצדדים ההסכמה עלולה להיחשב חשודה — והנטל עובר לצד החזק להראות שהיא ניתנה מרצון. יחסי עובד־מעסיק הם המקרה הקלאסי. אדם שחותם ביום הראשון לעבודה על טופס שהוגש לו יחד עם טופס 101 לא ניהל משא ומתן.
מה שכן מחזיק הם שלושה דברים אחרים, ועליהם בונים:
צורך אמיתי. אפשר לומר במשפט אחד למה הארגון צריך את המידע הזה, והמשפט מדבר על העבודה — לא על “טוב שיהיה”.
מידתיות. מבין הדרכים להשיג את הצורך הזה, בחרתם בפוגענית פחות. אם דוח מצטבר עונה על השאלה, אין סיבה להחזיק גרסה ברמת עובד.
שקיפות. האדם יודע מראש. לא הסכים — ידע. זה הבדל משמעותי, וזה גם החלק הזול ביותר לתקן.
מעסיק ששואל “על מה נחתים אותם” שואל את השאלה הלא נכונה. השאלה היא “מה נגיד להם מראש, ולמה בכלל אנחנו מחזיקים את זה”.
מה השתנה באוגוסט 2025
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף ב־14 באוגוסט 2025, והוא נוגע בכם גם אם אתם לא חברת טכנולוגיה.
חובת היידוע התרחבה. כשאוספים מידע צריך לומר לאדם מיהו בעל המאגר ואיך יוצרים איתו קשר, מה זכויות העיון והתיקון שלו, אם המסירה היא חובה או התנדבות — ובאופן מפורש מה ההשלכות של אי־מסירה. השורה האחרונה היא זו שכמעט שום טופס קליטה בישראל לא כולל היום.
רישום מאגרים הצטמצם, אבל האכיפה גדלה. חובת הרישום חלה עכשיו בעיקר על גופים ציבוריים ועל סוחרי מידע מעל עשרת אלפים אנשים; במקביל הרשות קיבלה סמכויות פיקוח, חקירה מנהלית והטלת עיצומים כספיים משמעותיים. פחות טפסים, יותר שיניים.
ממונה על הגנת הפרטיות נדרש בגופים ציבוריים, אצל מי שסוחר במידע על יותר מעשרת אלפים אנשים, ואצל מי שמעבד מידע רגיש בהיקף נרחב או מבצע מעקב שיטתי. רוב ארגוני ה־HR הבינוניים אינם שם — אבל “מעקב שיטתי” היא הגדרה ששווה לקרוא פעמיים אם התקנתם לאחרונה מצלמות או כלי ניטור.
אנחנו לא עורכי דין וזה לא ייעוץ משפטי. הדברים כאן נבדקו מול מקורות פתוחים ומטרתם שתדעו איזו שאלה לשאול ולמי. תיקון 13 הוא שינוי משמעותי מספיק כדי שהשיחה הראשונה עליו תהיה עם היועץ המשפטי של הארגון ולא עם מאמר באינטרנט — כולל השאלה אם אתם חייבים ממונה.
שלוש קטגוריות שכולם שוכחים
קורות חיים של מי שלא התקבל. המאגר היחיד בארגון שגדל לבד, בלי שאף אחד ביקש, ובלי שאף אחד החליט עליו כלום. הוא גם המאגר שהכי קל להסדיר: תאריך אחד, ומשפט אחד למועמדים.
חוות דעת ממכון מיון. כאן יש נקודה שמפתיעה מנהלי גיוס: מועמד רשאי לעיין בחוות הדעת המלאה שנכתבה עליו, לא רק בהמלצה שהועברה אליכם — וזה נכון גם כשהמכון שלח לכם רק “מתאים / לא מתאים”. הרשות הבהירה זאת למכוני המיון עוד ב־2018, ומניעת עיון היא הפרה שיש לצידה עיצום כספי. שווה לדעת איפה המסמכים האלה יושבים לפני שמישהו מבקש.
נתוני שימוש בכלים. הקטגוריה החדשה, וזו שנוצרה אצלכם לבד ברגע שקניתם רישיונות. דוח שמראה מי השתמש בכלי, כמה פעמים ומתי, הוא מידע אישי על עובד — גם אם נולד מכוונה תמימה למדוד אימוץ. ההחלטה הנכונה כאן פשוטה ועדיף לקבל אותה מראש: מצטבר לכולם, פרטני רק כשיש סיבה.
מעקב: תיבות מייל ומצלמות
זה החלק שבו ארגונים מגלים שהם עברו קו בלי לשים לב.
בית הדין לעבודה הבחין בין שלושה סוגי תיבות, וההבדל ביניהן מהותי: תיבה מקצועית לחלוטין, שבה למעסיק הסמכות הרחבה ביותר ובלבד שיש תכלית לגיטימית; תיבה מעורבת, שבה גישה להתכתבות אישית מותרת רק בנסיבות חריגות; ותיבה פרטית חיצונית — ג׳ימייל של העובדת שנפתח במחשב של החברה — שבה האיסור כמעט מוחלט, גם אם המחשב שייך לכם.
ובכל המקרים נדרשים שלושה תנאים במצטבר: תכלית לגיטימית, מידתיות, ותום לב. סעיף כללי בחוזה אינו עונה על אף אחד מהם.
במצלמות ההיגיון זהה: צורך אמיתי, בחינה של עוצמת הפגיעה, ויידוע מראש. וככל שהפגיעה חמורה יותר, כך פחות אפשר להישען על הסכמה — יש מקרים שבהם הסכמה פשוט לא מכשירה את הפגיעה.
ההדגמה: הפסקה שחסרה בכל טופס קליטה בישראל
זה לא פרומפט לניסוח יפה — זה פרומפט שמכריח אתכם לענות על מה שהחוק שואל, בשפה שעובדת קוראת.
אני מנהלת HR בארגון עם 140 עובדים בישראל.
כתוב פסקת יידוע לטופס הקליטה ולמודעת הדרושים.
המידע שאנחנו אוספים ולמה, בלשוני:
- קורות חיים ופרטי קשר — כדי לנהל את הליך הגיוס.
- דוחות נוכחות — כדי לחשב שכר.
- אישורי מחלה — כדי לנהל היעדרויות. רואות אותם שתי אנשות HR בלבד.
כמה זמן: קורות חיים של מי שלא התקבל — שנה. אחר כך נמחקים.
מסירה: פרטי הקשר וקורות החיים הם תנאי להשתתפות בהליך.
אם לא נמסרים — לא נוכל להתקדם עם המועמדות.
בעל המאגר: [שם החברה], ליצירת קשר: privacy@______
לכל אדם יש זכות לעיין במידע עליו ולבקש לתקן אותו.
כתוב עד 150 מילה, בגוף שני, בעברית פשוטה.
בלי "כהגדרתם בחוק", בלי "לרבות", בלי "בין היתר".
אל תוסיף סוגי מידע שלא כתבתי.שלוש שורות כאן עושות את העבודה שהחוק דורש. “אם לא נמסרים — לא נוכל להתקדם” היא ההשלכה של אי־מסירה, החלק החדש שכמעט אף טופס לא כולל. “אחר כך נמחקים” הופך שמירה ללא־מוגבלת לשמירה עם תאריך. ו”אל תוסיף סוגי מידע שלא כתבתי” מונע מהמודל להשלים מהממוצע של האינטרנט רשימה שלמה של דברים שאתם בכלל לא אוספים — ולהפוך אתכם למי שהצהיר שהוא אוסף אותם.
מה מוחזק אצלכם בפועל על עובדים ומועמדים?
סמנו קטגוריה, ואז קבעו לה זמן שמירה. אם התשובה האמיתית היא "לא החלטנו" — בחרו בזה. זו התשובה הכי שכיחה, והיא כל העניין.
טבלת השמירה שלכם
סמנו לפחות קטגוריה אחת.
שלוש טעויות שרואים בכל ארגון
- להחתים במקום ליידע. החתמה מרגישה כמו סגירה משפטית והיא הבסיס החלש ביותר דווקא ביחסי עבודה. אותן חמש דקות שהושקעו בסעיף החתמה היו מייצרות פסקת יידוע, שמחזיקה הרבה יותר טוב.
- לשמור הכול “ליתר ביטחון”. זו האינטואיציה ההפוכה מהמציאות: כל שנה נוספת של שמירה היא עוד שנה של חשיפה, לא עוד שנה של ביטחון. מידע שאין לו מטרה פעילה הוא התחייבות, לא נכס.
- לטפל בזה כפרויקט של מערכות מידע. מערכות מידע יודעות איפה המידע יושב ואיך מגבילים גישה. מי מחליט כמה זמן שומרים הערכת ביצועים זו החלטה של HR — ואם היא לא תתקבל אצלכם, היא לא תתקבל בכלל.
התרגיל, חמש עשרה דקות
בחרו קטגוריה אחת מהרכיב שלמעלה — עדיף קורות חיים של מי שלא התקבל, כי היא הכי קלה.
עכשיו ענו על שלוש שאלות בכתב: כמה זמן שומרים, מי רואה, ומי מוחק. השלישית היא זו שנוטים לדלג עליה, והיא זו שקובעת: החלטת שמירה בלי שם של אדם שמבצע אותה היא הצהרת כוונות.
ואם נשארו חמש דקות, פתחו את טופס הקליטה שלכם וחפשו בו את המשפט שאומר מה קורה אם לא מוסרים מידע. סביר שאין. זה התיקון הזול ביותר בכל השיעור.
עד כאן לבד
טבלת שמירה על עמוד אחד, ופסקת יידוע בטופס הקליטה — את שניהם אתם יכולים לבנות השבוע, והם מכסים את רוב הפער שראינו בארגונים. זה לא ייעוץ משפטי, וזה גם לא צריך להיות: אלה החלטות ניהוליות שממילא רק אתם יכולים לקבל.
מה שלא קורה מקריאה הוא שתי השאלות הכבדות. הראשונה, האם הארגון שלכם נכנס להגדרות שמחייבות ממונה על הגנת הפרטיות — שאלה שתלויה בהיקף ובאופי העיבוד ולא בגודל הארגון. השנייה, מה עושים עם מה שכבר נשמר שמונה שנים: מחיקה רטרואקטיבית היא החלטה שיש לה השלכות משלה, ולא תמיד מוחקים.
בסדנה ממפים את המידע שבאמת מוחזק אצלכם, מחליטים על שלוש הקטגוריות הראשונות, וכותבים את פסקת היידוע על הטופס האמיתי שלכם — ואת מה שנשאר פתוח מביאים ליועץ המשפטי כרשימה ממוקדת במקום כשאלה כללית. ככה זה עובד אצלנו.