ChatGPT כותב עכשיו את סיכום הישיבה בזמן שהיא מתנהלת, והתזכורת לבקש הסכמה גלויה רק לכם

קודם כל, על מה מדובר. תוספת היא יכולת שמתווספת לתוכנה הקיימת. התוספת הזאת מאזינה למה שנאמר בישיבה, ובסוף כותבת סיכום אישי עם רשימת מה שצריך לעשות ומי אחראי. היא יושבת בתוכנה של ChatGPT למאק, ולא בדפדפן. הסיכום נשמר אצל מי שהפעיל אותה, והוא זה שמחליט אם לשתף.

הפרט הקטן שהוא כל הסיפור. לפני שמתחילים, התוכנה מציגה תזכורת: אמרו לכולם שאתם רושמים את הישיבה, וקבלו מהם הסכמה. התזכורת הזאת גלויה רק לכם. היא לא מקפיצה שום הודעה למשתתפים האחרים, והיא לא שומרת אישור מאף אחד. זה כתוב במפורש בדף הרשמי של OpenAI, וזה הפוך מהתחושה שהכלי מקבל הסכמה כחלק מהתהליך.

דוגמה שמבהירה למה זה חשוב דווקא במשאבי אנוש. שיחת משוב עם עובד, ריאיון עם מועמדת, או שיחה עם עובד שחושב להתלונן על מנהל. בשלושת המצבים האלה, הסיכום הכתוב הוא מסמך על אדם אחר, שנוצר מדברים שהוא אמר, ולא בטוח שהוא ידע שהוא נרשם. ההקלטה אמנם נמחקת, אבל הסיכום נשאר — וזה בעצם מסמך חדש על עובד, שאף אחד לא החליט לפתוח.

מה שהתוספת הזאת כן פותרת, וזה אמיתי. הישיבה שאחריה אף אחד לא זוכר מה הוסכם היא בעיה יומיומית. כתיבת סיכום לוקחת זמן, ולכן היא נדחקת, ולכן ההחלטות נשכחות. תוספת שעושה את זה לבד מסירה עבודה שאף אחד לא רוצה לעשות.

ארבע הגדרות שכדאי לסגור לפני שזה נכנס אצלכם:

1. באילו ישיבות מותר. ישיבת צוות שבועית ושיחת משוב אישית הן לא אותו דבר.
2. מה אומרים בפתיחה. משפט אחד קבוע, שאומר שנרשם סיכום ומה נעשה איתו.
3. מה עושים עם הסיכום. איפה הוא נשמר, למי הוא מועבר, וכמה זמן הוא נשמר.
4. מי מחליט. בתוכניות העסקיות מנהל הארגון יכול לכבות את זה לכולם. החלטה שלא מתקבלת היא בפועל אישור לכל אחד להפעיל את זה בכל ישיבה.

ושתי מגבלות שכדאי להגיד בקול. זה בניסוי, ולכן יכול להשתנות או להיעלם. וזה רק במאק, ולכן אם רוב הארגון שלכם על ווינדוס, זה לא נוהל אלא נוחות של כמה אנשים. הכלל שלנו על כלים חדשים עומד גם כאן: מה שקיים רק אצל חלק מהעובדים לא הופך לנוהל ארגוני.