לתחזק אוטומציה בלי מפתח

זה השיעור האחרון בשלב, והוא עוסק בדבר היחיד שקובע אם כל מה שבניתם יהיה קיים בעוד שנתיים.

לא כלי, לא תקציב, ולא כמה אתם טכניים. השאלה היא אם מישהו אחר יכול לקחת את זה מכם.

העיקרון: תלות באדם היא לא סיכון, היא לוח זמנים

קל להתייחס ל”מה יקרה אם יעל תעזוב” כאל תרחיש קיצון. הוא לא תרחיש: הוא לוח זמנים. אנשים עוברים תפקיד, יוצאים לחופשת לידה, נוסעים לחודש, מקודמים. הדבר היחיד שמשתנה בין ארגונים הוא אם מתכוננים לזה מראש או מגלים את זה ביום שלישי.

והחלק המפתיע הוא שההיערכות הזאת לא דורשת שום כישרון טכני. היא דורשת ארבעה דברים משעממים.

השאלה היא לא אם מי שבנה את זה יעזוב. השאלה היא כמה מהאוטומציות שלכם ימותו באותו יום.

ארבעה דברים שהופכים אוטומציה לניתנת להעברה

1. מקום אחד שרשומות בו כולן. לא מערכת — גיליון. שורה לכל אוטומציה, שש עמודות. הדבר שהורג ארגונים הוא לא שהאוטומציות מורכבות, אלא שהן מפוזרות בין ארבעה חשבונות אישיים ואף אחד לא יודע כמה יש. הגיליון הזה הוא חצי שעה עבודה פעם אחת, והוא שווה יותר מכל השאר ברשימה.

2. שמות שמסבירים את עצמם. רוב האנשים משאירים את השם שהכלי נתן: Scenario 4. שם טוב הוא גיוס · תיוק קורות חיים מתיבת jobs@. זה נשמע פעוט, וזה למעשה תיעוד שאי אפשר לאבד — הוא נמצא בדיוק במקום שבו מישהו יסתכל, ברשימת הזרימות, בלי לפתוח כלום.

3. הערה שמסבירה למה, לא מה. כמעט כל כלי מאפשר להצמיד הערה לצעד. אין טעם לכתוב בה מה הצעד עושה — רואים. כדאי לכתוב למה הוא בנוי כך: “הפילטר על 20KB מסנן לוגו של חתימת מייל, לא קורות חיים”. בלי המשפט הזה, מי שיבוא אחריכם ימחק את הפילטר בתוך שבוע, כי הוא נראה שרירותי.

4. חצי שעה בחודש ביומן. לא “כשתהיה בעיה”. תור קבוע שבו מישהו פותח את הגיליון, מסתכל על הדופק של כל אוטומציה, ובודק חמש שורות אקראיות מול המקור. חצי שעה, פעם בחודש, בשם של אדם. זה מה שהופך את הרשימה למשהו חי במקום מסמך שנכתב פעם.

כלל השעה

יש מבחן פשוט שמונע את רוב הכאב: אם אתם צריכים יותר משעה כדי להסביר אוטומציה למישהו אחר בארגון — היא מורכבת מדי, ולא משנה כמה היא מרשימה.

התגובה הנכונה היא לא לכתוב תיעוד ארוך יותר. היא לפרק אותה לשתיים. שתי זרימות פשוטות שכל אחת מוסברת בעשרים דקות עדיפות בהרבה על אחת חכמה שדורשת שעתיים — גם בתחזוקה, וגם ביום שהאחת הזאת נשברת ואף אחד לא מעז לגעת בה.

שם             | גיוס · תיוק קורות חיים מתיבת jobs@
מה זה עושה     | שומר קבצים בתיקיית המשרה ורושם שורה בגיליון
איפה זה יושב   | Make, חשבון automation@, תיקייה "גיוס"
בעלים          | יעל כהן · מחליפה: דנה לוי
איך יודעים שחי | מייל דופק כל ראשון בבוקר ליעל
אם זה נפל      | פותחים את התיבה ידנית ומעתיקים לגיליון. 10 דק' ביום.

שלוש טעויות שרואים בכל ארגון

• להשאיר את השם שהכלי נתן. Scenario 4 הוא לא שם, הוא מספר. בעוד שנה יהיו שם אחת עשרה זרימות ממוספרות ואף אחד לא ידע איזו מהן אפשר לכבות. שינוי השם לוקח שלוש שניות, והוא התיעוד הזול ביותר שקיים.
• לתעד מה במקום למה. “המודול הזה שולח מייל” — רואים. “המייל הזה יוצא רק לתיבה האישית ולא הארגונית כי המערכת חוסמת קבצים מצורפים” — זה מה שאי אפשר לשחזר, וזה מה שיימחק ראשון אם לא כתוב.
• לחכות שיהיו הרבה אוטומציות לפני שמסדרים. ארגונים מתחילים לתעד בסביבות השישית, וזה בדיוק מאוחר מדי — כי חמש הראשונות כבר יושבות אצל שלושה אנשים בחשבונות אישיים. את הגיליון פותחים כשיש אחת, וזה לוקח חמש דקות.