לתת דוגמה במקום להסביר
כתבתם שמונים מילים של הנחיות מדויקות, וקיבלתם משהו שעדיין לא נשמע כמוכם. בזמן שלקח לכתוב אותן, יכולתם להדביק מכתב אחד שיצא לכם טוב בחודש שעבר.
מה תדעו בסוף
תדעו מתי דוגמה אחת מחליפה פסקה של הנחיות, מה היא מעבירה בלי שהתכוונתם, ואיזו שורה אחת מוציאה מהדוגמה את מה שלא רציתם.
מנהלת גיוס בחברה בינונית ניסתה להסביר בכתב איך נראה מכתב דחייה טוב אצלם. יצאו לה שמונה שורות של הנחיות: קצר, מכבד, בלי הבטחות, בלי להיכנס לפרטים, לא רשמי מדי אבל גם לא חברי מדי.
הפלט חזר מנומס, ארוך, וזר. היא ניסתה שוב, הוסיפה שתי הנחיות. חזר משהו קצת יותר קצר וזר באותה מידה.
ואז היא עשתה משהו אחר: פתחה את תיבת הנשלחים, מצאה מכתב שהיא כתבה בעצמה לפני חודשיים, והדביקה אותו עם משפט אחד — “ככה זה צריך להיראות”. הפלט הבא היה שלה.
העיקרון: דוגמה היא לא המחשה, היא מפרט
זו נקודה שקל לפספס, כי המילה “דוגמה” נשמעת כמו תוספת נחמדה. היא לא. דוגמה היא הדרך הצפופה ביותר להעביר מפרט, והיא מעבירה בבת אחת דברים שלכתוב אותם במילים לוקח פסקה שלמה: אורך, טון, מבנה, רמת פירוט, איפה עוברים שורה, ואיך פונים.
ויש בה משהו שהנחיות כמעט לא מצליחות לעשות — היא מעבירה גם את מה שאין בה. מכתב שאין בו התנצלות מלמד “בלי התנצלות” בלי שכתבתם מילה. מכתב שאין בו שבחים מלמד “בלי שבחים”. היעדר הוא מידע, ובהנחיות כתובות כמעט אף אחד לא חושב לרשום אותו.
הנחיות אומרות למודל מה לעשות. דוגמה מראה לו מה להיות — כולל את מה שלא שמתם לב שהוא.
בגלל זה שלוש שורות ההקשר ודוגמה אחת עובדות טוב יחד: ההקשר אומר למי ולמה, והדוגמה אומרת איך זה נשמע אצלכם.
ההדגמה: מבנה הבקשה עם דוגמה
זה כל המבנה, והוא קצר בכוונה.
אני מנהלת גיוס בחברת שירותים.
ככה נראה מכתב דחייה טוב אצלנו, מהחודש שעבר:
---
נועה שלום,
סיימנו את סבב הראיונות. בחרנו מועמד אחר, שהניסיון שלו
בתחום הזה רחב יותר.
בהצלחה,
דנה
---
עכשיו כתבי מכתב באותו אופן בדיוק, למועמד בשם יונתן
שנפסל בשלב המבחן המקצועי.
התעלם מהחתימה בשם פרטי בלבד ומהמשפט האחרון —
הם לא חלק מהתבנית.שתי השורות האחרונות הן ההבדל בין דוגמה שעוזרת לדוגמה ששולטת. בלעדיהן תקבלו את הדוגמה, על כל מה שיש בה במקרה. וזה עולה בדיוק שנייה אחת של כתיבה.
זה הפלט שאתם רוצים לקבל, שוב ושוב
נועה שלום,
סיימנו את סבב הראיונות לתפקיד. בחרנו מועמד אחר, שהניסיון שלו בתחום הספציפי הזה רחב יותר.
שמרנו את הפרטים שלך, ואם ייפתח תפקיד שמתאים לרקע שלך נפנה אלייך.
בהצלחה,
דנה
מה הייתם צריכים לכתוב בהנחיות כדי לקבל בדיוק את זה?
סמנו כל מה שנראה לכם הכרחי. אין כאן ציון — יש כאן מספר שכדאי לראות.
ההדגמה רצה בדף הזה, בלי קריאה למודל. ספירת המילים היא של הטקסטים שמופיעים כאן בפועל.
מה זה אומר בפועל
שימו לב לשני הדברים שההדגמה מראה, כי הם מושכים לכיוונים הפוכים.
הראשון: רוב האנשים מסמנים ארבע או חמש מתוך התשע. לא כי הם לא מבינים את העבודה שלהם — אלא כי חלק ניכר ממה שהופך מכתב לטוב הוא דברים שאף אחד לא מנסח לעצמו במילים. אי אפשר לכתוב הנחיה על משהו שלא ידעתם שאתם עושים, ודוגמה עוקפת את זה לגמרי.
והשני: בדיוק אותה תכונה עובדת גם נגדכם. הדוגמה מעבירה את ההבטחה “נשמור את הפרטים ונפנה”, גם אם היא לא מקוימת אצלכם אף פעם. היא לא יודעת מה התכוונתם — היא יודעת מה היה שם.
לכן הכלל המעשי הוא לא “תנו דוגמה”, אלא דוגמה אחת ועוד שורה אחת של מה להתעלם ממנו.
התרגיל, חמש עשרה דקות
פתחו את תיבת הנשלחים ומצאו פלט אחד אמיתי שיצא לכם טוב — סיכום, מכתב, הודעה. לא הכי מרשים, הכי טיפוסי.
קראו אותו פעם אחת ורשמו לעצמכם שני דברים שיש בו ואתם לא רוצים שיחזרו: משפט מנומס מדי, פרט של אותו מקרה, חתימה מסוימת.
עכשיו הריצו אותו כדוגמה על משימה חדשה, עם שורת ההתעלמות בסוף. אם הפלט חזר ובו בדיוק שני הדברים שסימנתם — לא טעיתם בפרומפט, פשוט לא כתבתם את השורה.
שלוש טעויות שרואים בכל ארגון
- לבחור את הדוגמה הכי מרשימה. הפלט המצוין ההוא מלפני שנה נכתב ביום טוב ועל מקרה קל. דוגמה טיפוסית מלמדת את התבנית; דוגמה יוצאת דופן מלמדת את יוצא הדופן, ואז מתפלאים שהכול יוצא מוגזם.
- דוגמה אחת למקרה קיצון. אם המכתב שבחרתם הוא של מועמד שהגיע לשלב האחרון, כל הדחיות יישמעו כאילו כולן היו קרובות. כשהמקרים באמת שונים — שתי דוגמאות קצרות עדיפות על אחת ארוכה.
- לתקן את ההנחיות במקום להחליף את הדוגמה. כשהפלט יוצא לא נכון, האינסטינקט הוא להוסיף עוד משפט הנחיה. ברוב המקרים הדוגמה היא ששולטת, והנחיה חדשה רק מתנגשת בה. מחליפים דוגמה, לא מוסיפים כללים.
עד כאן לבד
לבחור דוגמה ולהוסיף שורת התעלמות — את זה אפשר לעשות היום, לבד, בחמש דקות.
מה שלא קורה מקריאה הוא ההסכמה על הדוגמה. ברגע שמכתב אחד שלכם הופך לתבנית של הצוות, הוא קובע איך הארגון נשמע — ואם שתי רכזות בוחרות שתי דוגמאות שונות, יצרתם שני קולות בלי שאף אחד החליט על זה. מי בוחר את הדוגמה, מי רשאי להחליף אותה, ומה קורה כשמישהו לא מסכים איתה — אלה שאלות של צוות, לא של פרומפט.
בסדנה בוחרים ביחד את הדוגמאות לשלוש המשימות שחוזרות אצלכם הכי הרבה, ומסכמים מי הבעלים של כל אחת. ככה זה עובד אצלנו.